“El tiempo es oro”

Sin lugar a dudas, uno de los principales adversarios de los negocios inmobiliarios es el retraso en la fecha de entrega de las obras. Es un rival silencioso, porque comienza con el retraso de un día, luego tres días y así se van acumulando para culminar con retrasos de semanas o meses. No se sorprendan si además viene acompañado de su hermano, llamado “mayores gastos generales”. Por eso considero que el cuarto pecado capital del Real Estate es “una obra que excede los plazos”.

Para iniciar el tema, les contaré otra historia de “Don Billetera”.

Con mucho entusiasmo, Don Billetera presentó su proyecto en la Municipalidad. Las semanas fueron transcurriendo y los planos comenzaron a ser observados por los revisores. Entender y levantar esas observaciones también fueron consumiendo sus días y finalmente cuando el proyecto fue aprobado, el cronograma general se encontraba desfasado.

Con el proyecto aprobado, Don Billetera procedió a licitar la obra con varias empresas constructoras reconocidas. Luego de varias rondas de negociaciones, la firma del contrato demoró más de lo esperado ya que no se lograban poner de acuerdo en ciertas cláusulas. Era llamativo, la obra todavía no había iniciado y ya estaba atrasada varios meses.

Durante el periodo de construcción también aparecieron situaciones inesperadas que continuaron retrasando la obra: por ejemplo, la entrega tardía de ciertas provisiones y detalles que no estaban resueltos en la documentación ejecutiva. Esto provocó que haya discusiones y posteriores renegociaciones con la empresa constructora. Al mismo tiempo también comenzaron a sonar las primeras quejas de los futuros propietarios.

Al finalizar la obra con varios meses de retraso, el balance de Don Billetera fue que algunos propietarios litigaron por la demora, su reputación como desarrollador inmobiliario fue manchada y tampoco logró alcanzar la rentabilidad que había proyectado.

Así que, si el análisis de factibilidad técnico económico indica que el proyecto es viable, el siguiente paso es realizar una correcta gestión de los plazos. Esto es fundamental. Entonces, ¿cómo aparecen los retrasos de obra? Aquí les doy algunos ejemplos habituales que acontecen en las siguientes etapas de Pre construcción y de Construcción.

RETRASOS EN LA ETAPA DE PRE CONSTRUCCIÓN

Pre Construccion

Due diligence incompleto

Cuando este proceso no se realizó adecuadamente, pueden aparecer sorpresas que retrasan esta etapa. Los casos típicos son: medidas de terrenos incongruentes entre el catastro municipal, los Registros Públicos y la realidad, o la aparición sorpresiva de herederos a último minuto. Todo esto empantana la operación inmobiliaria y dilata el proceso de compra-venta del terreno.

Demora en definir el proyecto

Este es un mal que padecen aquellos propietarios que no están seguros de que producto quieren lanzar al mercado y terminan realizando innumerables cambios, creyendo que el tiempo es como un chicle. Ya hablamos de ellos en el tercer pecado capital: “los proyectos anti comerciales” ( https://danielsoria.pe/existen-proyectos-arquitectonicos-anti-comerciales/)

Tramitología Municipal

Al momento de realizar la planificación de esta etapa, muchas veces se peca de excesivo optimismo… mezclado con ingenuidad. Por ejemplo, consideramos en nuestro cronograma que el proceso de revisión municipal del proyecto va a demorar 4 meses, cuando nunca, nunca, nunca ha tardado ese tiempo. No es extraño que tarde más de 6 meses… o un año, si la municipalidad que revisa tu proyecto es afectada por un huaico (no me lo contaron, lo sufrí en el 2017).

¿Entonces qué sucede? Como la etapa de pre construcción se retrasó y se consumieron las holguras del cronograma, ahora es momento de creer que se va a “recuperar el tiempo” durante la construcción. ¿Por qué piensan así? Porque algunos toman esta segunda etapa como si fuera el fuelle de un acordeón… estiraron los plazos iniciales pero se atreven a dejar fija la fecha final del proyecto.

Sin embargo, pensar así conduce al error, ya que justamente es en la etapa de construcción donde aparecen nuevos riesgos de retrasos.

RETRASOS EN LA ETAPA DE CONSTRUCCIÓN

Construccion

Les enumero algunos casos habituales. El que nunca haya vivido situaciones similares que arroje la primera piedra.

Demora en conseguir financiación

El dinero es el motor de nuestros emprendimientos, y a veces se comete el error de calcular mal los tiempos que demoran los bancos en desembolsar los fondos. Consideramos que el proceso demorará, por ejemplo, cuatro semanas, pero el pedido de vigencias de poder, actas de directorio, certificados y demás documentos notariados estira el plazo al doble o más de lo previsto inicialmente. Si a esta altura del proyecto ya no se cuentan con suficientes capitales propios (equity), este retraso del desembolso también perjudica el pago de los anticipos financieros a los contratistas y en consecuencia, el inicio de la obra.

Demora en el plan de ventas

Un caso muy similar al anterior, solo que aquí las condiciones de mercado (o del producto) no permiten que se absorban las primeras unidades y así se pueda contar con capitales frescos. Este retraso también impacta en el desembolso bancario, ya que estas entidades exigen un determinado porcentaje de ventas para proceder con el abono de la financiación.

Demora en responder RFI’s

La obra inició y son todas sonrisas… Sin embargo en el lapso de una semana o dos, la empresa constructora entregó 100 RFI’s (Pedidos de Información) a la Supervisión de Obra y amenaza que si no se responden en determinada fecha, la falta de respuesta impactará en plazo y en costo. ¿Quién puede responder tantas consultas? Los asesores no dan abasto, y en consecuencia, la obra se retrasa… algunos días, pero se retrasa. Chau sonrisas.

Demora en la entrega de las provisiones

En este caso, el propietario quiere ahorrarse algunos dólares y se ocupa personalmente de la compra de provisiones estratégicas que debe entregar al contratista principal… solo que el propietario no calculó que su pedido coincidía con el Año Nuevo Chino, o las vacaciones de verano de Europa y entonces la entrega se retrasa. Como consecuencia, la constructora solicita otra ampliación de plazo. Aquí se aplica el adagio de un viejo carpintero que conocí: “lo que te ahorras en lágrimas, lo gastas en suspiros”.

¿Le suena esto familiar? Como vemos, el haber creído que durante la construcción se iba a poder recuperar el tiempo perdido resultó ser una falacia. Errores propios y ajenos continúan impactando en los plazos y así, la fecha de terminación se sigue postergando.

LAS CONSECUENCIAS DE EXCEDER EL PLAZO

Veamos al menos tres consecuencias perjudiciales de los retrasos de obra. Nuevamente, el que nunca haya vivido situaciones similares que arroje la primera piedra.

Se generan más gastos generales

Hay que admitirlo, las contratistas no perdonan. Las empresas constructoras no son organizaciones sin fines de lucro. El periodo de tiempo que su staff de obra permanezca en exceso por causas atribuibles al cliente, le será trasladado como un sobrecosto en la figura de mayores gastos generales. Si el cliente no logra deslindarse de la responsabilidad del retraso, los gastos generales tendrán que ser asumidos. No se olvide, el atraso es costoso.

No se logra la rentabilidad proyectada

El atraso en las obras golpea de distintas maneras: si el proyecto es de renta, por ejemplo hoteles, la fecha de inicio de operaciones se pospone y se retrasan los ingresos iniciales, impactando en una rentabilidad menor. Si el proyecto es de venta, el retraso de obra produce que los pagos finales también se demoren, generando conflictos en la caja. No se olvide, el atraso de la obra hunde la rentabilidad del proyecto.

Problemas con los inversores o los usuarios finales

Cuando el cash flow proyectado es impactado negativamente o el Operador hotelero inicia con retraso, los inversores comenzarán a inquietarse dando comienzo a amargas discusiones con el desarrollador. Si lo que se retrasa es la entrega de las unidades de viviendas, el conflicto será con propietarios enfurecidos que no quieren seguir pagando alquileres o viviendo en la casa de sus familiares. No se olvide, cuando la obra se retrasa… muchos comenzarán a mostrar sus dientes.

LAS SOLUCIONES

Afortunadamente los Desarrolladores Inmobiliarios y los Gerentes de Proyectos cuentan en la actualidad con distintas herramientas para realizar una correcta gestión del plazo, logrando un seguimiento que permita aminorar los riesgos de retrasos. Voy a mencionar resumidamente tres ejemplos que se vienen implementando con éxito en los últimos años, y les recomiendo que investiguen en profundidad cada una de estas prácticas. Las dos primeras trabajan sobre el cumplimiento del cronograma y el último sobre la precisión de la documentación del proyecto.

Fast Track

Podría ser considerada como la primera técnica a utilizar para la compresión del cronograma. Para llevarla a cabo se debe revisar el Camino Crítico del proyecto, identificando aquellas actividades que, aun estando en secuencia, son susceptibles de poder ser ejecutadas en paralelo para así adelantar la finalización. El gran beneficio de esta técnica es que no implica un aumento del coste del proyecto. Sin embargo, presenta la posibilidad de un incremento en el riesgo del mismo. Esto es debido a que muchas actividades pasarán de realizarse en secuencia a realizarse en paralelo. El uso del Fast Track nos ayuda a reducir la duración del cronograma hasta cierto límite.

Lean Construction / Last Planner System

Esta es una herramienta poderosa para evitar retrasos en obra. Su principio básico se basa en aumentar el cumplimiento de las actividades de construcción mediante la disminución de la incertidumbre asociada a la planificación. La implementación de Last Planner no es complicada pero requiere de un estricto cumplimiento de los que participan de la obra. Esta consiste en general en crear planificaciones intermedias y semanales, enmarcadas dentro de la programación inicial o plan maestro del proyecto, analizando las restricciones que impiden el normal desarrollo de las actividades. Así el cumplimiento de este “look ahead” permitirá corroborar el cumplimiento del porcentaje de actividades cumplidas (“PAC” o “PPC” en inglés), porque mientras más alto sea el porcentaje del PPC, menos riesgos de retrasos existirán en la obra.

BIM

Si lo que queremos es evitar ser inundados con RFI’s, es crucial contar con una documentación de proyecto bien compatibilizada entre la arquitectura, la estructura y las instalaciones. El modelado BIM será nuestro principal aliado ya que permite un trabajo colaborativo entre los especialistas, quienes a su vez deberán aplicar un minucioso detalle de cada parte del proyecto. Aunque a veces se considera al modelado BIM como un opcional o un sobrecosto al proyecto, en realidad es una excelente inversión para lograr esa compatibilización que permitirá grandes ahorros de tiempo y también de posibles adicionales.

Para finalizar, desde distintas perspectivas nos hemos ido convenciendo de que “el tiempo es oro” y por esa razón debemos ser muy cuidadosos en evitar los retrasos de obra. Por ello, si queremos cuidar la rentabilidad de un negocio inmobiliario, la gestión del plazo es fundamental para tener a nuestros inversores tranquilos, ya que así les aseguramos que podrán recibir sus retornos en el tiempo proyectado. Sino, pregúntenle a Don Billetera las lecciones que aprendió de su aventura inmobiliaria.

Si crees que tu proyecto necesita que alguien con experiencia te ayude a combatir al enemigo silencioso de los negocios inmobiliarios, envíame un correo a: dsoria@danielsoria.pe  

También puedes revisar los servicios que ofrezco en: https://danielsoria.pe/desarrollos-inmobiliarios-residenciales/