“Los adicionales de obra son malditos”

Todos los Gerentes de Proyecto, en algún momento de nuestra carrera profesional, hemos tenido que enfrentar la ingrata sorpresa de recibir adicionales de obra que nos hicieron caer de la silla ¿te ha sucedido alguna vez? Seguramente que sí.

Por eso, para hablar de los adicionales, te presento otra experiencia que me contó nuestro viejo amigo “Don Billetera”

Luego de un intenso período de negociaciones con la Empresa Constructora, Don Billetera pudo ser feliz testigo del inicio de la obra. Al principio de la relación eran todas “mieles” con la Empresa Contratista: almuerzos de trabajo por aquí, algún regalo empresarial por allá. Pero a las pocas semanas, su equipo de Supervisión de Obra recibió un baldazo de agua fría: un importante adicional fue presentado por la Contratista Principal.

El pedido de adicional se encontraba sustentado en ciertas incompatibilidades entre los planos que formaban parte del proyecto ejecutivo. “¡Esto es inadmisible! ¡Tienen que rodar cabezas! ¡Alguien tiene que ser responsable!” se escuchaba vociferar a Don Billetera. Pero poco a poco, le fueron demostrando que las diferencias surgieron por cambios de última hora que él mismo solicitó y que no lograron plasmarse en la totalidad de los planos.

La obra continuó, y con este antecedente (y con algo de responsabilidad de la empresa Supervisora de Obra), fue más fácil que le sigan haciendo “goles” a Don Billetera. Al final del partido, la obra se había excedido en los costos, la rentabilidad se había hundido y su reputación ante los Directores se encontraba por el piso.

La lección que aprendió Don Billetera fue que para el próximo proyecto (si es que hacía otro) iba a invertir más tiempo en compatibilizarlo en la etapa de planeamiento antes de lanzarse a construir rápidamente.      

Hay que admitirlo: los adicionales de obra siempre van a aparecer. Pero el tratamiento de estos sobrecostos puede ser muy distinto según sea la cultura de la empresa que la recibe. Existen algunas que son más rígidas y otras más flexibles con los adicionales. En el primer caso, el adicional de obra se transforma en una mala palabra, algo que no está permitido que suceda. En otros casos se los toleran… pero hasta cierto límite, como por ejemplo al determinar un porcentaje máximo dentro del presupuesto.

¿Por qué surgen los adicionales?

Algunos ejemplos de porque surgen los adicionales en obra pueden ser los siguientes:

Mala compatibilización de los documentos constructivos.

Es triste reconocerlo, pero si los planos de arquitectura no “dialogan” con los planos de estructuras o los planos de instalaciones, estamos colocando la cabeza dentro de la boca del león. Las empresas contratistas reclamarán falta de claridad, incompatibilidades o retrasos en las definiciones de sus RFI’s que impactaran en pedidos de sobrecostos.

Cambios de diseño de última hora.

Esto es algo habitual cuando el propietario visita la construcción y en menos de una hora “dio vuelta como a una media” el diseño completo del proyecto… usando como excusa que no entendía los diseños cuando revisó los planos. Si el proyecto es hotelero, muchas veces los cambios ocurren por pedidos del Diseñador de Interiores, quien fue incluido al proyecto en el último minuto. Todos estos cambios también traen pedidos de adicionales de los contratistas.

Falta de previsión de costos de cierre.

Este no es un adicional propiamente de la obra. A veces sucede que determinado staff técnico debe permanecer afectado al proyecto por más tiempo del estipulado inicialmente. Por ejemplo, en un proyecto residencial, algún departamento se demora en vender y por lo tanto su garantía o post venta se continúa brindando aun cuando el resto del edificio ya no es atendido ¿Quién cubre estos costos rezagados? La respuesta es sencilla, se descuentan de la ganancia del proyecto. Así obtienen otro sobrecosto.

La lista no busca ser exhaustiva, pero nos ayuda a ver que aunque las empresas contratistas pueden aparecer como los villanos de las películas, muchas veces la responsabilidad se reparte entre todos: el proyectista, el cliente o el desarrollador.

¿Cómo afectan los adicionales?

Veamos al menos dos consecuencias negativas de los adicionales de obra. ¿Alguno te suena familiar?

Perjudica la rentabilidad.

Los adicionales de obra impactan directamente en la rentabilidad de la inversión, ya que al final de la historia deberán ser sufragados por el cliente. Para no disminuir la ganancia, los Gerentes de Proyecto deben analizarlos en profundidad, ajustarlos y limitarlos (aunque eso consuma tiempo que no se tiene).

No te olvides, los adicionales incrementan los costos de la inversión y así hunden la rentabilidad del negocio.

Afecta la credibilidad.

Una obra con sobrecostos generados por adicionales de obra perjudica la credibilidad del desarrollador. Seguramente será un momento tenso cuando tenga que reunirse con los accionistas en alguna reunión de Directorio y deba dar razones para un pedido de desembolso extraordinario. Probablemente esa experiencia será una mancha difícil de borrar.

Es bueno tenerlo presente, cuando la obra tiene sobrecostos… muchos dejarán de tener palabras amables.

¿Cómo se pueden evitar los adicionales? Te presento 3 Ideas

Los adicionales son malditos, parecen que surgen de la nada y sirven para quitarnos el sueño a los Gerentes de Proyecto. Sin embargo, existen ciertas cosas que podemos hacer para evitarlos, o en todo caso, aminorarlos.

1 – Contar con un buen protocolo de revisiones.

Desde el inicio del proyecto es importante, y también crucial, contar con un protocolo de revisiones. En esta etapa interactuará tanto el cliente, los diseñadores y todos aquellos especialistas que tienen algo que decir y que deba incluirse en el proyecto. Aquí, el objetivo consiste en tener una trazabilidad de los acuerdos logrados, que impida un posterior cambio de planos y donde nadie se retracte con el famoso “no entendí los dibujos”.

Cuando se cuenta con un proyecto bien revisado, entonces se puede iniciar el proceso del proyecto ejecutivo y el proceso licitatorio que determinará quien se encargará de realizar la construcción.

2 – Tener un colchón en el presupuesto.

Todo presupuesto de inversión debe contar con una partida de “Imprevistos” que sirva para absorber los posibles adicionales futuros. Este será un porcentaje del monto total de la inversión. Pero ¿cómo se determina ese porcentaje? Pues dependerá del momento en que nos encontremos.

Por ejemplo, si nos encontramos al inicio del proyecto y tenemos muchas incertidumbres, será del 15%. Cuando ya logremos avanzar con la definición del proyecto y contemos con más información, lo podremos bajar al 10% (todavía podemos contar con adicionales por errores de diseño). Finalmente, cuando tengamos adjudicado al Contratista General, bajaremos la partida de Imprevistos a un 5% del total general de la inversión. En mi caso he utilizado muchas veces esa técnica y me ha dado resultados.

3 – Reasignar partidas según surjan economías durante el proceso de compras

Todos hemos comprobado que el momento de la verdad se revela cuando se abren los sobres de licitación. ¡Cuántas alegrías y también disgustos surgen en ese simple acto! Luego vendrá la etapa de equiparación técnica de las propuestas que servirán para confirmar nuestros temores o alegrías. Al final, nos sentaremos con los contratistas de la ronda final y vendrán las concesiones, cambios y descuentos comerciales.

En el caso que logremos conseguir una partida o servicio por un monto menor al presupuestado inicialmente (créanme, a veces sucede), ese ahorro se descuenta de la partida en mención y puede ir directamente a sumar el monto de los imprevistos. Pero nunca dejen de identificarlos, por ejemplo: “ahorro por Aire Acondicionado”, ya que a veces tendremos que recuperarlos porque surgen adicionales durante la obra.

Este punto puede causar cierta discusión entre los “puristas” que no quieren mover las cifras presupuestales originales y aquellos que son más “flexibles” con sus planillas de cálculo. Confieso que he estado en ambos bandos y todo dependió de de la cultura o los procesos de la empresa en la que me encontraba trabajando. Pero en definitiva, el objetivo final es tener siempre el control presupuestario y no exceder el monto de la inversión autorizada por el cliente o accionista.

Para finalizar, aunque el adicional pueda parecer un “cuco”, existen maneras de evitarlos o reducirlos. Para eso, el Gerente de Proyecto deberá estar atento durante todo el proceso de la obra, y sobre todo, dispuesto a analizarlos y rebatirlos. Que las obras sean rentables es crucial para nuestros negocios inmobiliarios, y por ello es preciso realizar un estricto control de costos. Sino, pregúntenle a Don Billetera las lecciones que aprendió de su aventura inmobiliaria.

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Si tu proyecto necesita que alguien con experiencia te ayude a realizar un buen control de gestión de obras y de tus negocios inmobiliarios, envíame un correo a: dsoria@danielsoria.pe. ¡Con gusto puedo ser tu aliado para hacer fácil lo difícil!

¿Leíste alguno de los Pecados del Real Estate? ¡Te invito a que lo hagas!

Te presento el Pecado N° 1: “Pagar un valor excesivo por la tierra

Ahora el Pecado N° 2: “Realizar un estudio de mercado deficiente o incompleto

También el Pecado N° 3: “Diseñar un proyecto arquitectónico anticomercial

Finalmente el Pecado N° 4: “Una obra que excede los plazos